CCS A 12
/SYC
上海美帆游艇俱乐部有限公司企业标准
Q/SYC 保障 208.03-2021
国内出差管理办法
Domestic business trip administration
2 0 2 1 –05 –01 发布 2 0 2 1–05 –01 实施
上海美帆游艇俱乐部有限公司 发布
前 言
本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。
本文件由上海市美帆游艇俱乐部有限公司提出。
本文件由上海市美帆游艇俱乐部有限公司归口。
本文件起草单位：上海市美帆游艇俱乐部有限公司。
本文件主要起草人：
范围
本文件提出了关于国内出差管理的相关要求。
本文件适用于上海市美帆游艇俱乐部有限公司。
目的
规范员工在大陆地区出差的申请和审批程序；本着“安全、必要、合理、经济”的原则，确定出差费用的标准；保证大陆地区出差工作的正常进行。
出差限定
特殊地区：北京、上海、广州、深圳、厦门、珠海、汕头、杭州。
一般地区：指除上述特殊地区以外的其它地区。
出差：员工因工作需要，在一定时间期间内，离开其被指定的日常工作区域履行职责的行为。主要为业务洽谈、产品参展、探访客户等并在其过程中产生住宿及交通等的费用。
短程公出：正常情况下，能在当天往返的外出，且不产生住宿费用的称为短程公出。
总经理(含)以上：总经理或董事或董事长或两人(含)以上。
职责
总经理室负责本办法的制定、修改、监督和解释。
企业内所有员工负责本办法的实施。
内容
员工大陆地区出差的申请和审批
员工因工作原因需要出差的，应该事先填写“XZ-QR-GL-002出差申请单”，由部门主管批准。对于因故未能事先申请者，应在事后三天内补办，补办手续由总经理最后予以审核。
员工短程公出需填写“XZ-QR-GL-014员工外出单”，由部门主管批准。
费用计算方式：预算费用按《国内出差费用标准》额度及出差天数计算,即(住宿+出差补助)之和×出差天数+其他费用。
机位预定及机票票务统一由公司签约旅行社办理。
出差费用的预支和报销
预支
出差员工根据审批后的“XZ-QR-GL-002出差申请单”，填写“XZ-QR-GL-005借款单”并经领导认定后，向财务部预支费用，具体按《XZ-QP-H004内部批准和授权》第4.1项办理。
报销
费用报销审批权限依《XZ-QP-H004内部批准和授权》执行。
出差员工返回后，必须在当月报销出差费用；如延迟需填写“XZ-QR-GL-001情况说明”，并由总经理(含)以上认定后，即可报销。
出差费用(住宿费用、交通费用、出差补助)凭实际出差期间所发生的单据报销。
员工出差产生的交通、住宿、出差补助等的费用标准见《国内出差费用标准》。
员工出差的出差补助申请，填写“XZ-QR-GL-003出差旅费申报表”；短程公出的误餐补助申请，填写“出差费用报销单”。
飞机票分电子机票和普通机票。报销时，电子机票须附当事人的电子机票(盖旅行社印章)及发票；普通机票须附当事人的机票及发票，才可报销。
员工出差产生的交通、住宿、出差补助的费用标准,依《国内出差费用标准》执行
因工作原因确需乘坐飞机的，出差员工可以在“XZ-QR-GL-002出差申请单”上注明，提出申请；并需要得到总经理(含)以上签字认定；否则按火车标准报销，超出部分自理。
乘坐飞机一般购买经济舱票，商务舱票及以上报总经理(含)以上签字认定。
报销标准确认
在实际报销过程中，原则上对于各项实际产生的费用低于标准的，按实报销；对于实际费用高于标准的，按标准额度予以报销；
如事先预知将超出标准的，需填写“联络单”，经总经理(含)以上签字认定后向财务部预支费用；
事前无法预知，但因特殊情况或工作需要确实需超出标准的，返回报销时需填写“XZ-QR-GL-001情况说明”，经总经理(含)以上签字认定后，才可报销。
对于出差中发生的交通保险费可以列支在交通费用中予以报销。
对于在出差过程中，有其他方面（如会议、培训的举办方等）已经提供市内交通、住宿和用餐的，不再报销出差费用和给予出差补助。
出差费用的计算方式
员工趁出差之便，事先请假并经部门经理批准的探亲或回家，其因绕道而多支出的费用，不予报销，探亲或回家期间不享受补助。
特殊情况下的出差（如陪同客人出差等），事先在“XZ-QR-GL-013出差申请单”上进行说明和申请，由总经理(含)以上签字认定，可按实报销出差费用。
如果不能取得单据，则必须列费用清单并附等值发票，并填写“XZ-QR-GL-013无单据清单”，由总经理(含)以上签字认定，才可报销相关出差费用。
员工进修学习或参加培训，无出差补助及误餐补助。
出差补助费依单据按实报销(包含出差员工个人用品及餐费等)。
短程公出原则上不被认为是出差，车费及市内交通费用按实报销，用餐按误餐补贴标准给予。
短程公出时间涵盖11：00—13：00的，给予午餐误餐补助；涵盖16：30—18：30的，给予晚餐误餐补助；在当日7：00之前，给予早餐误餐补助。
短程公出误餐补助标准
餐别 | 课长级以下 | 课长级(含)以上 |
早餐 | 3元/餐 | 3元/餐 |
中餐 | 5元/餐 | 10元/餐 |
晚餐 | 5元/餐 | 10元/餐 |
如主管有要求，员工出差后应提交相应的出差报告，否则不予报销出差费用。
员工出差后通过填写“XZ-QR-GL-003出差旅费申报表”进行出差费用报销，如果有非出差费用（即不是因出差而产生的交通、住宿、出差补助）的，一般不予以在出差费用中报销；特别情况下，可以列支费用清单并附单据，同时填写“XZ-QR-GL-001情况说明”，由总经理(含)以上认定予以报销。
“XZ-QR-GL-003出差旅费申报表”审批权限依《内部审批和授权》执行。