CCS A 12
/SYC
上海美帆游艇俱乐部有限公司企业标准
Q/SYC 保障 207.02-2021
办公设备管理制度
Office equipment management
2 0 2 1 –05 –01 发布 2 0 2 1–05 –01 实施
上海美帆游艇俱乐部有限公司 发布
前 言
本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。
本文件由上海市美帆游艇俱乐部有限公司提出。
本文件由上海市美帆游艇俱乐部有限公司归口。
本文件起草单位：上海市美帆游艇俱乐部有限公司。
本文件主要起草人：
范围
本文件提出了关于办公设备管理的相关要求。
本文件适用于上海市美帆游艇俱乐部有限公司。
目的
为保证办公设备的合理配置和使用，使其在公司经营和管理中充分发挥作用，提高工作效率，更好地服务于公司各项工作，特制定本管理规定。
分类
办公设备是指在公司内部，为支持各项工作的正常开展配备的所有办公设备，其范围包括耐用办公设备和易耗办公设备。
耐用办公设备
范围：电脑、打印机、传真机、复印机、扫描仪、黑板、钉书机、剪刀、尺子、印泥、夹子等。
提供给公司内部网络使用的计算机外部设备、服务器、网络设备、通信设备及其他相关配置资源等。
管理原则：耐用办公用品于员工入职时发放，原则上不再增补，若破损残旧需要更换的必须以旧换新。
易耗办公设备
易耗办公设备分为两部分：部门所需用品和个人所需用品。
部门所需用品包括：打印纸、墨盒、碳粉、硒鼓、光盘、墨水、白笔、涂改液、固体胶、胶水等。
个人所需用品包括：水笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、回形针、橡皮擦、信笺纸。
使用原则
办公设备使用人负责办公设备的正确使用和日常维护与保养。
行政部负责办公设备的采购、维修与故障排除、日常检查、管理、报废处理工作。
办公设备的管理
各项固定设备的原始资料（软盘、光盘、说明书及保修卡、许可证协议等）由行政部统一保管并建立设备管理档案。
员工要爱护所有公司的公共设备，离开办公室时，要关闭所有设备电源，检查容易发生危险的器具，保证安全。
任何人未经领导批准，不能将专用办公设备带出办公地点；不得将游戏光盘及外来软件、磁盘放入计算机内使用，否则一切后果及所造成的经济损失均由当事人承担。
设备的使用和维护规定
各部门负责人本着“谁使用谁管理”的原则，确定办公桌椅、文件柜、电脑及相关设备的使用人为该设备的管理人。设备使用人负责所使用办公设备的保管、正确使用、日常维护、设备故障申报等工作。
设备使用人要规范操作，关机时，不得强行切断电源进行关机，应按操作规范进行关机。电脑设备使用人要负责定期完成所使用的电脑及相关设备的日常管理和维护，包括磁盘文件整理、杀毒、文件备份等工作。
公司其他设备如打印机、投影仪、数码相机等办公设备在使用时，应认真阅读《使用说明书》严格按照操作说明操作。
打印机、传真机及其它附属设备的耗材更换，必须向行政部申请，经行政部联系更换。
办公设备检查与检修规定
行政部为办公设备检修维修管理的职能部门，负责制订检修计划,并按计划实施检修，并做好检修记录。
行政部负责督促使用部门依照维修程序对设备进行维修和保养。在保修期内，按保修约定维修；保修期外，由行政部根据实际情况联系相关技术人员进行维修。
设备使用人要注意设备运行情况，出现异常或故障时要及时申报，保证设备得到及时有效的维修。
设备发生故障，设备使用人报行政部联系维修事宜。一般故障，由行政部协调网络管理员或设备维修员排除；严重故障、涉及更换配件，由行政部联系相关外协维护单位进行维修。
设备的借用原则
公司投影仪、笔记本电脑、数码相机、录音笔等设备日常管理工作由行政部负责，其他部门使用须到行政部办理借（领）用手续。
借用公司设备应爱护使用，严格按照说明书操作，使用中随时注意设备状况，发现异常应及时通知行政部以及时维护。
借用设备丢失或人为损坏，一经核实，借用责任人应照价赔偿。
设备的购置和报废
办公设备购置
需添置办公设备时，由申请部门填写“固定资产购买表”，报部门负责人审批后交分管领导审批。
分管领导在“固定资产购买表”填写意见后交行政部，由行政部将“固定资产购买表”送公司领导审批。
行政部根据公司领导批示意见，在规定的时间内完成添置及发放工作。
办公设备的报废
电脑、打印机、复印机、传真机等办公用品，由于故障而无法修复或无维修价值需要报废的，设备使用部门提出申请并签字确认报至分管领导，分管领导批准后行政部作报废处理，同时负责对报废处理的办公设备台帐进行消帐。
办公设备的损坏及赔偿
办公设备因使用操作不当出现人为损坏，经部门认定核实后，照原价赔偿。有意破坏设备，若经发现，部门认定核实后，照原价两倍进行赔偿，结果报行政部。
办公设备专用于办公使用，任何人不得私自拆机及附属设备、更换配置、随意搬离办公地点，不得擅自挪作它用。
禁止私自修改电脑的IP地址等办公设备的设定参数，工作时间内原则上不得做与工作无关事情，由行政部将定期或不定期进行抽查。
办公设备的监督及检查
各部门负责对本部门的使用情况进行监督。行政部负责对设备的使用和制度执行情况定期进行检查，根据检查情况对设备使用人进行奖，并做好记录。
员工离职后，需将领用的办公设备、办公用具及领用钥匙交还行政部并填好移交清单，若有损坏或丢失，照价赔偿。