CCS A 12
/SYC
上海美帆游艇俱乐部有限公司企业标准
Q/SYC 保障 206.01-2021
日常费用报销与借款管理制度
Daily expense reimbursement and loan management
2 0 2 1 –05 –01 发布 2 0 2 1–05 –01 实施
上海美帆游艇俱乐部有限公司 发布
前 言
本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。
本文件由上海市美帆游艇俱乐部有限公司提出。
本文件由上海市美帆游艇俱乐部有限公司归口。
本文件起草单位：上海市美帆游艇俱乐部有限公司。
本文件主要起草人：
范围
本文件提出了关于美帆日常费用报销与借款管制度的相关要求。
本文件适用于上海市美帆游艇俱乐部有限公司。
规范性引用文件
GB/T 19024-2008 质量管理 实现财务和经济效益的指南
总则
为对公司费用报销与借款有效管理，提高资金的运用效率，倡导以业务为中心的指导思想，合理控制费用支出，并结合公司实际情况制定本制度。
本制度旨在明确公司的借款管理、费用报销标准与流程、费用报销规范以及报销时间规定等。
借款与备用金管理
借款类型包括一般借款与备用金借款。
一般借款指员工差旅借款、零星采购等非业务性质的费用借款与必须现金支付的订单关联性质借款。
备用金借款指公司拨付给特定部门一定金额的用于日常业务支出款项。
一般借款应以公司事务为目的，个人事由借款不予批准。
除订单关联性质借款，其它类型借款原则上遵循：“前账不清、后账不借”，指的是：借款人前次借款未销账，不得再次借支，除非业务特性需要,需经董事长特批。
备用金借款有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，只能用于各部门必须当场支付的营运款项，不得挪用和贪污，一经发现将严肃处理。备用金借款将每年清理一次。
借款额度：根据实际借款需要申请。原则上借款额度不得超过本人月工资二倍。
借款销账：一般借款支出应于业务活动结束后T+5个工作日内或归还、或报销、或续借，且不得跨自然年。如出现超期未销账的情况，财务部及时整理明细反馈给所属公司总经理，要求责任人及时销账。特殊情况需延迟销账的，需说明原因和预计销账时间，报董事长特批。
借款申请流程路径：申请人在OA系统中对应找到借贷申请流程，据实填写借款事由、金额、预计归还时间（一般借款原则上借款期不超过一个月）等重要信息，提交借款相关的支持附件（借款明细、合同等），系统逐级审批。
借款支付形式：原则上以银行转账形式支付，不允许现金支付。
日常费用报销类型与报销原则
本政策适用于公司员工日常费用的报销，基本包括：差旅费、交通费、业务招待费、公关费、办公费、福利费（含加班交通费、加班餐费）、团建费、会务费、培训费费用等。
费用报销管理基本原则：公司费用发生应以经营业务为中心，费用支出应秉持真实发生、合理支出、节约有效的原则，且必须符合公司费用报销标准。费用报销时应提供合法、真实、有效的原始凭证，经OA系统逐级审批。
报销流程路径：申请人根据费用报销类型，在OA系统中提交财务报销流程，据实填写费用报销内容，提交相关的支持附件（合同、原始发票、订单确认单、费用明细等原始凭据），经OA系统逐级审批。
费用报销填写规范与凭证要求
费用报销单中所有业务内容必须填写完整、准确，“财务科目”应与预算一致准确选择，费用报销归属人与经办人不一致的，应在备注栏填写实际费用归属人。
如发生跨部门、跨公司费用报销的，请以费用归属部门员工账号提交OA流程。
同一张发票报销多部门费用的，经办人应在OA流程中详细列明各部门费用承担金额或比例，并由各部门经办人在发票上确认。
所有费用支出应真实发生，禁止任何虚报现象，所有报销业务均须附有真实、完整、有效的原始票据，禁止使用替代发票作为报销依据。
报销所提供的发票必须加盖发票专用章（发票使用说明中明确无须加盖的除外），发票抬头应明确注明公司全称，抬头模糊不清或个人抬头的发票单据不予受理。
对于发票遗失情况，原则上不予报销，如需报销，需提交发票开具公司提供的加盖红色公章或红色发票专用章的发票复印件。
如有以下情况费用将不予报销
发票缺失、替票行为；
超标行为；
超预算额度行为；
财务审核时发现提交的发票与实际业务不一致的。
公共交通卡充值发票；
出租车票连号发票；
发票无起止时间的。
发票粘贴规则：以“原始票据粘存单”长度为限，自下而上、自左而右、依次粘贴，如空间不足，可附多个粘存单连续使用。
费用报销时间规定
费用发生后，五个工作日内需在OA系统中提交费用报销申请，流程流转至所属公司主管会计审核处时，需提交对应原始发票及附件至主管会计审核。
报销流程全部结束后，员工请于每周四早上9：00前在OA系统中打印财务报销流程单交出纳处，出纳统一汇总于每周四17：00完成统一汇款，原则上其它日期不再支付费用报销款项。
附则
本制度由财务部拟定，修订及解释权归财务部。
本制度未尽事宜，执行国家有关法律、法规和公司的有关规定。