CCS A 12
/SYC
上海美帆游艇俱乐部有限公司企业标准
Q/SYC 保障 205.07-2021
邮件安全管理制度
Mail security management
2 0 2 1 –05 –01 发布 2 0 2 1–05 –01 实施
上海美帆游艇俱乐部有限公司 发布
前 言
本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。
本文件由上海市美帆游艇俱乐部有限公司提出。
本文件由上海市美帆游艇俱乐部有限公司归口。
本文件起草单位：上海市美帆游艇俱乐部有限公司。
本文件主要起草人：
范围
本文件提出了关于美帆邮件安全管理的相关要求。
本文件适用于上海市美帆游艇俱乐部有限公司。
规范性引用文件
LB/T 021-2013 旅游企业信息化服务指南
基本要求
本规定是为了明确公司部门、员工个人邮件、包裹收发的规定，规范管理、节约成本，使公司内部更加方便快捷地接收、邮寄各类邮件和传真件。
邮件、包裹主要是指与公司外部的供应商、合作伙伴、顾客等业务往来的各类公事邮件、包裹等、传真件等（以下统称邮件）。
细则
职责
公司的邮件收发统一由门市负责，门市应委派专人做好邮件的收发工作（以下简称邮件负责人）并设立指定地点存放未领取邮件。
遇双休日、节假日、下班时间等情况时，邮件接收任务由晚值班人员或者门市值班人员代为接收，同时也需做好相关记录并妥善保管邮件。
邮件应固定存放处，以便值班人员进行邮件管理工作，未领取的邮件需统一存放在指定地点。
邮件接收后应立即转交给接收人并签字确认，遇接收人外出或节假日等非上班时间值班人员应将邮件妥善保存至指定地点并登记在《邮件发放表》中，同时需在值班记录表上做相关记录，以备他人查询，邮件负责人上岗后应立即查看《邮件签发表》并立即发放邮件。遇邮件接收人不在岗时，邮件负责人应电话通知接收人并告知其邮件的发送方等信息，待接收人到岗之后立即交予其本人并做好签收记录。
公司邮件的签收分发
接收邮件时，邮件负责人需进行邮件信息登记，登记内容为签收日期、发件方、内容主题、邮件编号、收件人、签收人、备注；
邮件负责人收到外部邮件并登记后，应立即通知收件人进行签收，如遇签收人外出，则邮件负责人需代为签收，签收字体清晰工整，以便日后查询，同时需要做好邮件的保存工作，并做好台账记录（《邮件签发表》），台账记录也需与邮件一起存放；
邮件负责人到岗后需查看《邮件签发表》和邮件，如收件人当日在公司的则需及时通知收件人领取并签字；
邮件负责人在签收挂号信、包裹单等邮单后，应立即通知收件人，收件人应及时去邮局取款取件；遇收件人外出则邮件负责人需代为保存并做好记录，同时应立即通知收建件人前来领取；
有传真信号后邮件负责人应立即查看计算机并打印传真件，做好信息登记后立即转交相关部门并签收。下班后的传真件以及节假日的传真件都由邮件负责人负责，保管人到岗后需及时查看计算机有无新进传真件。
公司各类邮件的发出
公司邮件（仅指快递）统一外发时间为每天下午4:30。公司员工需在每天下午4:30前，将需要发送的邮件以及填写完整的《邮件发送申请单》交至邮件负责人，保管人需保存好邮件发送申请单，次月5日前将整理好的申请单交至财务部存档；
各类形式的快递需由发件本人填定单据签字确认，经部门经理审核批准后，邮件负责人予以发放并做好登记。登记的内容有发送日期、发送方、收件方、邮件内容物（按分类如报表、文件、有效票证、件函、证件等登记）。登记完毕后，保管人需立即通知快递公司前来取件，同时需保存快递单据底联，以供各部门人员备查；
需发送的邮件没有部门经理签字的，邮件负责人将不予发送。普通邮件遇部门经理外出，则需及时补上发送申请单；重要文件发送时，邮件负责人须及时联系部门经理，经确认后将及时发送邮件；
次月5日前，邮件负责人须提供每月所发邮件明细表并附部门以及个人所发邮件数量的汇总表，经各部门经理审核确认后交至财务部存档；
邮件收发工作须及时处理，原则上发出和签收后分发都必须在当日内办理完，任何人不得私拆、藏匿、损坏邮件，一经发现根据公司的制度进行相应的处分，按情节轻重同时将追究其法律责任。
除了公事邮件外，所有个人邮件的外发费用需要个人现金支付并自行负责，不需要在记录表中登记。
监督和罚则
门市负责本规定的执行工作，行政部须对市场部须及时完成本规定的指导和监督工作。
行政部将对邮件签发管理工作做每周不少于一次的抽查，对于不符合本规定的地方应立即予以纠正，按情节轻重，行政部可对当事人做不少于15元/次的处罚；
当班人员如不按照以上规定致使邮件丢失等情况发生时，按情节轻重，对于当事人作不少于15元/次的处罚。
行政部在对该项工作管理监督不力或不符要求的，总经理室将按情节轻重给予提醒、警告或不少于15元/次的处罚。
本规定的处罚内容也可记录到当事人的绩效考核内。
为充分发挥公司微信公众号的对外宣传和信息交流作用，严格审核微信公众号内容发布，规范管理公司微信公众号，发挥微信公众平台展示公 司形象，传递信息的作用，更好地宣传、报送公司生产经营方面的信息，保障 公司信息发布及时，真实、安全、可靠、合法，明确公司微信公众号管理职责，规范公司微信信息发布流程及日常管理，特制定本办法。
本办法建立在公司整体制度之上，对公司一些保密事项需严格按照公司《保密制度》执行。