CCS A 12
/SYC
上海美帆游艇俱乐部有限公司企业标准
Q/SYC 保障 205.02-2021
公司档案管理
Office equipment management
2 0 2 1 –05 –01 发布 2 0 2 1–05 –01 实施
上海美帆游艇俱乐部有限公司 发布
前 言
本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。
本文件由上海市美帆游艇俱乐部有限公司提出。
本文件由上海市美帆游艇俱乐部有限公司归口。
本文件起草单位：上海市美帆游艇俱乐部有限公司。
本文件主要起草人：
范围
本文件提出了关于公司档案管理的相关要求。
本文件适用于上海市美帆游艇俱乐部有限公司。
目的
为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。
档案文件的范围
凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括：
上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。
公司的请示与上级批复文件。
公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录；以及公司对外交流的文件、协议、报告等。
公司重大活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等。
公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结。
会议文件：包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等。
公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告。
公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料。
公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。
公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料。
公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料。
公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料。
公司制定的章程、制度等文件材料。
公司员工、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇（职）等工作及干部奖惩等文件材料。
公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册。
公司营业执照、税务登记证等重要文件。
档案保管
档案必须科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。
库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
档案借阅
借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。
借出的档案要注意保密，不得将档案带入公共场所，不得让无关人员翻阅。
借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。
凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
档案销毁
经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
档案保密
档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
不得传播、议论有关机密问题。
档案资料不准带到公共场所。