CCS A 12
/SYC
上海美帆游艇俱乐部有限公司企业标准
Q/SYC 保障 205.03-2021
美帆公文管理制度
Meifan document management
2 0 2 1 –05 –01 发布 2 0 2 1–05 –01 实施
上海美帆游艇俱乐部有限公司 发布
前 言
本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。
本文件由上海市美帆游艇俱乐部有限公司提出。
本文件由上海市美帆游艇俱乐部有限公司归口。
本文件起草单位：上海市美帆游艇俱乐部有限公司。
本文件主要起草人：
范围
本文件提出了关于美帆公文管理制度的相关要求。
本文件适用于上海市美帆游艇俱乐部有限公司。
规范性引用文件
LB/T 021-2013 旅游企业信息化服务指南
发文
发文管控范畴及审批权限
美帆红头公文
凡涉及以下内容的文件，必须以集团名义红头公文形式发布：
重大人事任免、调动及职责变更（美帆主管级及以上任免、美帆下属分子公司总经理级任免、美帆或分子公司间副总经理级及以上调动）；
美帆组织架构及权限调整；
管理制度和流程制定或重大修改颁布；
集团级重要事项和项目决策发布；
对外公共关系（包括向上级单位的请示、报告及对外事项披露）；
集团级重大事故处理、典型性先进表彰及通报批评；
涉及跨集团直属部门、美帆下属分子公司间战略协同、资源互通、业务往来等重要规则、决议发布；
其他由美帆综合管理部核定应当以美帆名义红头公文形式发布的文件。
分子公司红头公文
分子公司红头公文中凡涉及以下内容的，必须报美帆总裁助理进行审批。
高层人事任免、调动及职责变更（副总经理级）；
对内部或相关单位有较大影响的安排、规定、奖罚、决定、决议、通知等；
公司级重要制度和流程；
对外重要介绍、询问、商洽、催办、答复、函件等；
其他由美帆综合管理部或分子公司区域综合办公室核定应当报美帆总裁助理进行审批的文件。
其他由分子公司核定应当以红头公文形式发布的文件，可由分子公司总经理审批后发布。
.一般文件
非红头形式发布的文件，如日常照知性便文等，可由部门审批后发布。
发文办理程序
包括拟稿、核稿、审核（会签）、签发、用印、发布、归档等程序。
红头公文发文办理程序
集团名义发布的红头公文，由美帆相关部门负责拟稿，经综合管理部审核文件规范性并统一分配文件编号、总裁助理
（负责业务类文件）或副总裁（负责管理类和资产运营类文件）审核、总裁审批，由综合管理部加盖美帆公章、发布并存档；
美帆下属分子公司发布的红头公文，由相关分子公司的区域综合办公室负责拟稿，经公司分管领导（若有）审核。
总经理审批或总经理审核、总裁助理审批，由区域综合办公室统一分配文件编号、加盖公司公章、发布并存档。分子公司所有由总裁助理审批的红头公文均须抄送集团。
一般文件发文办理程序
集团名义发出的一般文件，由集团相关部门拟稿，经集团审批后发布并存档；
集团下属分子公司发出的一般文件，由该分子公司的相关部门拟稿，经该分子公司所在区域综合办公室审核后发布并存档。
收文
收文管控范畴
凡涉及以下内容的外部文件接收均属于集团收文管控范畴。
美帆及下属分子公司收到的交通、旅游等相关单位下发的行业标准规范、相关规划、政策性文件等与美帆整体利益相关的文件；
其他美帆综合管理部核定需要答复或办理的外部收文。
收文办理程序
包括签收、审阅、批办、承办、催办、归档等程序。
美帆本部收文办理程序
美帆综合管理部负责协调集团外部文件的签收、初步审阅、呈送相关领导、批复后催办等程序事宜，待收文程序结束须由综合管理部存档。
美帆下属分子公司收文办理程序
区域综合办公室负责协调美帆下属分子公司外部文件的签收、初步审阅、呈送相关领导、批复后催办等程序事宜，待收文程序结束须由区域综合管理办公室存档。
美帆综合管理部负责对下属分子公司收、发文程序和存档的日常监督管控和不定期抽查。
公文存档与调阅
公文的存档
综合管理部负责美帆红头公文和一般文件的存档以及美帆内外部抄送至集团文件的接收、存档。区域综合办公室负责美帆下属分子公司红头公文和一般文件的存档以及公司内外部抄送至公司文件的接收、存档。
公文的销毁
对于符合条件（没有存档价值和存查必要且满足存档期限）需要销毁的公文，集团文件经副总裁（负责业务类文件）或总裁助理（负责管理类和资产运营类文件）鉴定批准后，由综合管理部定期处理；分子公司文件由总经理鉴定批准后，由区域综合办公室定期处理。
公文的调阅
需要调阅公文且内容涉及人事、财务、公司运营数据等机密的，应提交公文调阅申请，写明调阅原因、调阅方式、调阅时间等，集团文件须经集团综合管理部审核、美帆相关部门审批，分子公司文件须经区域综合办公室审核、总经理审批，方可调阅相关文件，阅后应及时归还（纸质档）或销毁（电子档），不得另行保存。